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ひらがな7割 漢字3割 ビジネスメールのバランスとは

ダニー
お客様にメールを送るから先輩に見せたら、「読みづらいから直せ」って言われたんですよ。
キャサリン
「直せ」とは言ってないでしょ
ダニー
 ああ「直したら?」でした。どっちみち「直しなさい」っていうようなことを言われたんですよ。どこが読みづらいんでしょう。ちょっと読んでみますね」
キャサリン
キャサリン うーん。まあ読んでみて。
ダニー
「いつも大変お世話になっております。ご注文頂いているリップバーム(製品番号1234)について御案内申し上げます。大変申し訳ございませんが、こちらの製品は現在欠品をしている為、発送が出来ない状況でございます。入荷となり発送の準備が整いましたら、ご連絡をさせて頂きます。御迷惑をお掛け致しますが、何卒宜しくお願い申し上げます。」どう?いいでしょ。
キャサリン
キャサリン ちょと間違った表現があったんだけど、まずその文面を見せて
ダニー
ダニー はいどうぞ。
キャサリン
キャサリン そうねぇ・・・書き直せ

みなさん、こんにちは。ビジネスメールを出すことになったダニーですが、先輩からのアドバイスに不満だったようです。
しかし見たところ、やはり書き直したほうが良さそうですね。
せっかく書いたこのメール、どこが「読みづらい」のでしょうか。

漢字を多用しない

言葉は生き物ですので、その時代時代によって表現の仕方などが変わってきますが、漢字もその一つです。少し前は、漢字をたくさん使用したビジネス文書が主流でした。しかし現在は、漢字は全体の3割程度に抑えてひらがなの割合を7割にするスタイルが主流となっています。
これは漢字とひらがなのバランスであり、このバランスが読みやすい文章のスタイルと言われています。

先ほどのダニーの文書をもう一度見てみましょう。

原文

いつも大変御世話になっております。御注文頂いているリップバーム(製品番号1234)について御案内申し上げます。大変申し訳御座いませんが、こちらの製品は現在欠品をしている為、発送が出来ない状況でございます。入荷となり、発送の準備が整いましたら御連絡をさせて頂きます。御迷惑をお掛け致しますが、何卒宜しくお願い申し上げます。


漢字が多用されていて、読みづらくなっていますね。
では同じ文章のまま、ひらがなを3割程度にしてみましょう。

ひらがな3割

ここに文字を入力いつも大変お世話になっております。ご注文いただいているリップバーム(製品番号1234)についてご案内申し上げます。大変申し訳ございませんが、こちらの製品は現在欠品をしているため、発送ができない状況でございます。入荷となり、発送の準備が整いましたらご連絡をいたします。ご迷惑をおかけいたしますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。

どうでしょうか。以下の部分を修正してすっきりと読みやすくなりましたね。

・の為→〜のため
・御案内・御連絡→ご案内・ご連絡
・出来ない→できない
・頂き →いただきます *この漢字は誤用
・お掛け→おかけ
・何卒→何とぞ
・宜しく→よろしく

上記以外にもひらがなで表記したほうが良い漢字があります。
ご参考までにご覧ください。

・有難う御座います→ありがとうございます
・尚→なお
・但し→ただし
・成る→なる
・下さい→ください

「させていただきます」の使い方

またメールでは、入荷となったら連絡をするという「決定事項」をお客様へ伝えています。
この場合、「ご連絡をさせていただきます。」ではなく、「ご連絡いたします」と表現をします。
「させていただきます」という表現は、「〜をするがどうか」など、相手の意志を伺うことになります。
「させていただきますが、よろしいでしょうか」ということですので、
聞かれた相手は「Yes」や「No」の返事をすることができます。
相手の返答に関わらず決定事項を伝える場合は、「させていただきます」ではなく「いたします」を使用します。
間違えやすいので注意しましょう。

ひらがな3割のメール文面は訂正したものです。みなさんは気づきましたか?

ダニーも読みやすい文章に書き直すことができたようですね。
ビジネスメールは電話応対と同じように顔が見えませんが、さらに声のトーンを感じることもできません。
お客様が不快に思うことがないよう、すっきりと読みやすい文章を心がけましょう。

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