ひらがな7割 漢字3割　ビジネスメールのバランスとは

お客様にメールを送るから先輩に見せたら、「読みづらいから直せ」って言われたんですよ。

「直せ」とは言ってないでしょ

　ああ「直したら？」でした。どっちみち「直しなさい」っていうようなことを言われたんですよ。どこが読みづらいんでしょう。ちょっと読んでみますね」

キャサリン　うーん。まあ読んでみて。

「いつも大変お世話になっております。ご注文頂いているリップバーム（製品番号1234）について御案内申し上げます。大変申し訳ございませんが、こちらの製品は現在欠品をしている為、発送が出来ない状況でございます。入荷となり発送の準備が整いましたら、ご連絡をさせて頂きます。御迷惑をお掛け致しますが、何卒宜しくお願い申し上げます。」どう？いいでしょ。

キャサリン　ちょと間違った表現があったんだけど、まずその文面を見せて

ダニー　はいどうぞ。

キャサリン　そうねぇ・・・書き直せ。

みなさん、こんにちは。ビジネスメールを出すことになったダニーですが、先輩からのアドバイスに不満だったようです。
しかし見たところ、やはり書き直したほうが良さそうですね。
せっかく書いたこのメール、どこが「読みづらい」のでしょうか。

漢字を多用しない

言葉は生き物ですので、その時代時代によって表現の仕方などが変わってきますが、漢字もその一つです。少し前は、漢字をたくさん使用したビジネス文書が主流でした。しかし現在は、漢字は全体の３割程度に抑えてひらがなの割合を7割にするスタイルが主流となっています。
これは漢字とひらがなのバランスであり、このバランスが読みやすい文章のスタイルと言われています。

先ほどのダニーの文書をもう一度見てみましょう。

漢字が多用されていて、読みづらくなっていますね。
では同じ文章のまま、ひらがなを3割程度にしてみましょう。

どうでしょうか。以下の部分を修正してすっきりと読みやすくなりましたね。

・の為→〜のため
・御案内・御連絡→ご案内・ご連絡
・出来ない→できない
・頂き　→いただきます　＊この漢字は誤用
・お掛け→おかけ
・何卒→何とぞ
・宜しく→よろしく

上記以外にもひらがなで表記したほうが良い漢字があります。
ご参考までにご覧ください。

・有難う御座います→ありがとうございます
・尚→なお
・但し→ただし
・成る→なる
・下さい→ください

「させていただきます」の使い方

またメールでは、入荷となったら連絡をするという「決定事項」をお客様へ伝えています。
この場合、「ご連絡をさせていただきます。」ではなく、「ご連絡いたします」と表現をします。
「させていただきます」という表現は、「〜をするがどうか」など、相手の意志を伺うことになります。
「させていただきますが、よろしいでしょうか」ということですので、
聞かれた相手は「Yes」や「No」の返事をすることができます。
相手の返答に関わらず決定事項を伝える場合は、「させていただきます」ではなく「いたします」を使用します。
間違えやすいので注意しましょう。

ひらがな3割のメール文面は訂正したものです。みなさんは気づきましたか？

ダニーも読みやすい文章に書き直すことができたようですね。
ビジネスメールは電話応対と同じように顔が見えませんが、さらに声のトーンを感じることもできません。
お客様が不快に思うことがないよう、すっきりと読みやすい文章を心がけましょう。