







みなさん、こんにちは。ビジネスメールを出すことになったダニーですが、先輩からのアドバイスに不満だったようです。
しかし見たところ、やはり書き直したほうが良さそうですね。
せっかく書いたこのメール、どこが「読みづらい」のでしょうか。
漢字を多用しない
言葉は生き物ですので、その時代時代によって表現の仕方などが変わってきますが、漢字もその一つです。少し前は、漢字をたくさん使用したビジネス文書が主流でした。しかし現在は、漢字は全体の3割程度に抑えてひらがなの割合を7割にするスタイルが主流となっています。
これは漢字とひらがなのバランスであり、このバランスが読みやすい文章のスタイルと言われています。
先ほどのダニーの文書をもう一度見てみましょう。
漢字が多用されていて、読みづらくなっていますね。
では同じ文章のまま、ひらがなを3割程度にしてみましょう。
どうでしょうか。以下の部分を修正してすっきりと読みやすくなりましたね。
・の為→〜のため
・御案内・御連絡→ご案内・ご連絡
・出来ない→できない
・頂き →いただきます *この漢字は誤用
・お掛け→おかけ
・何卒→何とぞ
・宜しく→よろしく
上記以外にもひらがなで表記したほうが良い漢字があります。
ご参考までにご覧ください。
・有難う御座います→ありがとうございます
・尚→なお
・但し→ただし
・成る→なる
・下さい→ください
「させていただきます」の使い方
またメールでは、入荷となったら連絡をするという「決定事項」をお客様へ伝えています。
この場合、「ご連絡をさせていただきます。」ではなく、「ご連絡いたします」と表現をします。
「させていただきます」という表現は、「〜をするがどうか」など、相手の意志を伺うことになります。
「させていただきますが、よろしいでしょうか」ということですので、
聞かれた相手は「Yes」や「No」の返事をすることができます。
相手の返答に関わらず決定事項を伝える場合は、「させていただきます」ではなく「いたします」を使用します。
間違えやすいので注意しましょう。
ひらがな3割のメール文面は訂正したものです。みなさんは気づきましたか?
ダニーも読みやすい文章に書き直すことができたようですね。
ビジネスメールは電話応対と同じように顔が見えませんが、さらに声のトーンを感じることもできません。
お客様が不快に思うことがないよう、すっきりと読みやすい文章を心がけましょう。